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ERP工作流管理的相關(guān)基本概念

　　工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領(lǐng)域。他是針對日常工作中具有固定程序的活動而提出的一個概念。目的是通過將一個具體的工作分解成多個任務(wù)、角色，通過一定的規(guī)則和過程，約束這些任務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)控，達到提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平。在20世紀80年代中期發(fā)展起來的工作流技術(shù)為企業(yè)更好地實現(xiàn)經(jīng)營目標提供了先進的手段。90年代隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，該技術(shù)得到了快速地發(fā)展，特別是在生產(chǎn)制造業(yè)領(lǐng)域，結(jié)合先進的ERP應(yīng)用系統(tǒng)得到較好地應(yīng)用。

　　1.工作流的基本概念和定義

　　1993年工作流管理聯(lián)盟成立，制定了相關(guān)的系列標準，同時給出了工作流的定義是："工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行"。當然，還有其他的一些定義，但基本上都說明"工作流是經(jīng)營過程的一個計算機實現(xiàn)，而工作流管理系統(tǒng)則是這一實現(xiàn)的軟件環(huán)境"。

　　使用工作流來作為經(jīng)營過程的實現(xiàn)技術(shù)，首先要求工作流系統(tǒng)能夠反映經(jīng)營過程的如下幾個方面的問題：經(jīng)營過程是什么(活動、任務(wù))、怎么做(條件、規(guī)則)、由誰來做(組織、角色)、做的怎樣(監(jiān)控)。

　　工作流管理系統(tǒng)的定義是："工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執(zhí)行"。工作流系統(tǒng)不同于ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是面向功能的事務(wù)處理系統(tǒng)，更大程度上要滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)操作功能(帶有部分固定流程模式，靈活性欠缺)，具體解決某個或某些領(lǐng)域的問題，提高事務(wù)處理的效率和水平；工作流管理系統(tǒng)的著眼點是面向市場、客戶，是在企業(yè)的整個業(yè)務(wù)層提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理水平，強化企業(yè)的市場意識。在工作流管理系統(tǒng)的支撐下，通過集成具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件系統(tǒng)(ERP、CRM、SCM等)，才能良好地完成對企業(yè)經(jīng)營過程運行的支持，在更廣的范圍內(nèi)，不同的時間跨度上做好企業(yè)的經(jīng)營管理，提高企業(yè)的整體水平和競爭力。

 
　　2.工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)

　　為了實現(xiàn)工作流技術(shù)的標準化和開放性，異構(gòu)的工作流管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，工作流管理聯(lián)盟提出了工作流管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的參考模型，該模型中規(guī)范了功能組成部件和接口。

　　工作流管理系統(tǒng)主要內(nèi)容分三部分。

　　軟件構(gòu)件：完成相應(yīng)功能的實現(xiàn)，包括流程過程定義，流程的發(fā)起、審批、監(jiān)控、結(jié)束等。

　　系統(tǒng)控制數(shù)據(jù)：存儲本系統(tǒng)和其他系統(tǒng)進行邏輯處理、流程控制、規(guī)則、約束條件、狀態(tài)、結(jié)果等數(shù)據(jù)。

　　其他應(yīng)用與應(yīng)用數(shù)據(jù)：供工作流系統(tǒng)調(diào)用的外部應(yīng)用和數(shù)據(jù)。

　　3.系統(tǒng)的軟件構(gòu)件

　　通過分析，我們可以看到，工作流管理系統(tǒng)的軟件構(gòu)件是實現(xiàn)工作流管理的基本構(gòu)件，負責整個工作流管理的基本功能實現(xiàn)。它包括：工作流模型建立，工作流執(zhí)行服務(wù)，客戶應(yīng)用管理。

　　工作流模型建立：工作流模型描述了能夠由工作流執(zhí)行服務(wù)、執(zhí)行的過程所需要的所有信息，它是工作流管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。它可以利用第三方的建模工具，形象化建立流程模型，并通過接口關(guān)系，建立系統(tǒng)所需要的控制數(shù)據(jù)；也可以通過系統(tǒng)本身的流程定義，直接生成控制數(shù)據(jù)。在流程定義中，要包括：流程、活動、轉(zhuǎn)換條件、相關(guān)數(shù)據(jù)、角色、需要的應(yīng)用等實體。

　　工作流執(zhí)行服務(wù)：工作流執(zhí)行服務(wù)是工作流管理系統(tǒng)的核心。它是企業(yè)經(jīng)營過程的任務(wù)調(diào)度器。在過程建立完畢后，將由工作流執(zhí)行服務(wù)進行全面管理、監(jiān)控和調(diào)度具體的實例執(zhí)行。包括：過程的實例化和執(zhí)行、為過程和活動進行調(diào)度、與外部資源交互、處理相關(guān)數(shù)據(jù)。

　　客戶應(yīng)用管理：是客戶操作具體任務(wù)和活動的管理模塊，負責工作流任務(wù)表中任務(wù)的分發(fā)管理。可以將一個工作流管理系統(tǒng)中的任務(wù)管理器提供給客戶；同時，也可以針對多個工作流產(chǎn)品或者是多個應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)品，編寫通用的任務(wù)管理器，進行系統(tǒng)的集成；

 
　　4.系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分類

　　工作流管理系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)可以分成：工作流控制數(shù)據(jù)，它是工作流執(zhí)行服務(wù)對其進行控制，用于處理過程或活動實例；相關(guān)數(shù)據(jù)，控制過程實例狀態(tài)轉(zhuǎn)換的條件，并決定相關(guān)的邏輯走向，可以被應(yīng)用所修改；應(yīng)用數(shù)據(jù)，是指由應(yīng)用程序操作的數(shù)據(jù)，反映的是具體業(yè)務(wù)的實際內(nèi)容信息，它是在整個流程中進行流動。實際上，前兩個數(shù)據(jù)是工作流管理系統(tǒng)中本身需要的數(shù)據(jù)，第三類數(shù)據(jù)是其他系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。在進行業(yè)務(wù)處理的過程中，能夠?qū)�ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)在進行流程控制的過程中，通過一次性的數(shù)據(jù)輸入、流程的控制，到最后自動產(chǎn)生到具體的應(yīng)用系統(tǒng)，將會提高整個系統(tǒng)的最大效能；同時，ERP系統(tǒng)中的相關(guān)信息的訪問，將有助于一個過程實例的最終決策。因此，ERP應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠在工作流系統(tǒng)中被有效的訪問和更新，將是至關(guān)重要的。

 
　　5.其它應(yīng)用的調(diào)用

　　工作流管理系統(tǒng)在設(shè)計和實施中，都必須提供足夠的柔性，來滿足不同應(yīng)用的需要。在與不同的應(yīng)用系統(tǒng)進行交互時，要提供足夠的靈活性�？梢越�立��(yīng)用接口規(guī)范和提供標準的API函數(shù)在不同的系統(tǒng)間進行交互；可以建立靈活的調(diào)用通道，直接調(diào)用ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用進行事務(wù)處理，這種調(diào)用可以在分布和異構(gòu)的系統(tǒng)間進行。

工作流技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)狀

　　工作流技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)過十幾年的努力，取得一定的結(jié)果。但在實際應(yīng)用中，應(yīng)用的企業(yè)還是較少，應(yīng)用的范圍窄，效果不理想。這里與產(chǎn)品的全面性、集成性有關(guān)，也有企業(yè)應(yīng)用的狀況有關(guān)，具體有以下幾點：

　　1.工作流底層環(huán)境的建立

　　工作流管理系統(tǒng)必須建立在底層通信的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)分布計算，這要額外付出經(jīng)費和精力進行構(gòu)筑，這是企業(yè)所不希望的，從而限制了在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用。

 
　　2.標準化程度差

　　不同的廠商所提供的工作流產(chǎn)品具有自己獨立的一套工作流模型、工作流定義語言、API函數(shù)。但難于在不同系統(tǒng)之間進行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系統(tǒng)間進行應(yīng)用對像的重復(fù)利用和數(shù)據(jù)的方便交流。

　　3.系統(tǒng)的集成性不理想

　　工作流管理系統(tǒng)沒有達到真正地集成，還是在自己獨立地運行，處理一些行政上的簡單的流程業(yè)務(wù)，不能很好將OA、ERP、CRM、SCM等具體事務(wù)處理系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，達到數(shù)據(jù)錄入一次即可有效的目的。

　　4.實現(xiàn)的復(fù)雜性

　　實施一個完整的工作流管理系統(tǒng)，是一個復(fù)雜的過程，要了解其它應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)、進行流程處理分析、業(yè)務(wù)流程的改造、管理規(guī)程和操作規(guī)范建立等。并且還必須有不同軟件供應(yīng)商的全力配合，原因是企業(yè)不可能在短的時間內(nèi)了解所有系統(tǒng)的來龍去脈，并得以實現(xiàn)。

　　5.系統(tǒng)的安全性

　　系統(tǒng)中對于并發(fā)訪問和異常錯誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)非正常退出，如何恢復(fù)數(shù)據(jù)并保證數(shù)據(jù)的一致性還需要解決。

　　6.企業(yè)管理者的觀念改變

　　一個系統(tǒng)實施的好與壞，與企業(yè)的管理者有密切的關(guān)系。要改變手工管理中不合理的流程方式，充分借助計算機應(yīng)用系統(tǒng)來指導(dǎo)工作。設(shè)想一個管理者都不經(jīng)常進入企業(yè)的計算機應(yīng)用系統(tǒng)，那末，如何能夠使該系統(tǒng)發(fā)揮作用和提高管理水平。任何一個應(yīng)用系統(tǒng)實施成功標記就是：成功=使用。

　　目前工作流技術(shù)的研究日益受到人們的重視，不僅有大學和研究機構(gòu)在開展多項研究、產(chǎn)品供應(yīng)商也在不斷地推出新的產(chǎn)品，來補充應(yīng)用中存在的不足。研究的主要問題包括三個方面：工作流的理論基礎(chǔ)，包括：體系、模型、語言、接口等；工作流實現(xiàn)技術(shù)，包括：性能、可靠性方面的研究；工作流技術(shù)的應(yīng)用，包括：實施方法、應(yīng)用集成等。

　　工作流與ERP系統(tǒng)的應(yīng)用

　　工作流在ERP系統(tǒng)的發(fā)展中，是一個相當重要的里程碑，對企業(yè)IT的應(yīng)用帶來的變化是極其強烈的。以工作流為基礎(chǔ)可配置可重構(gòu)的ERP系統(tǒng)，可以將工作流和ERP的事務(wù)處理結(jié)合在一起進行考慮，將具有更好的集成性，具有更長的生命周期。國家863計劃提出的新一代ERP系統(tǒng)的標準中，明確要求以工作流引擎為基礎(chǔ)，加強流程控制與事務(wù)處理系統(tǒng)的集成。通過我們的實際研發(fā)，總結(jié)出工作流與ERP系統(tǒng)在實際應(yīng)用中的關(guān)系：

 
　　1.以工作流實現(xiàn)ERP和OA集成

　　企業(yè)過程管理非常重要，經(jīng)常有些業(yè)務(wù)是貫穿ERP和OA兩個系統(tǒng)的。例如采購流程包括：采購申請、申批、定單、驗收單、入庫單等，他涉及到組織、角色、任務(wù)和過程的定義和管理。工作流管理系統(tǒng)恰如其分地將辦公審批、流轉(zhuǎn)、發(fā)布等流程控制與ERP系統(tǒng)結(jié)合在一起，讓企業(yè)過程管理隨時得到監(jiān)控。

　　采購用款申請流程的定義、審批、傳送是OA系統(tǒng)完成，采購用款申請、付款、作憑證是ERP系統(tǒng)功能，通過OA系統(tǒng)直接調(diào)用ERP的中采購用款申請錄入、付款錄入、憑證錄入功能完成。用戶同時應(yīng)用ERP和OA系統(tǒng)共同完成采購用款申請流程。

 
　　ERP和OA的集成，使ERP的每個功能業(yè)務(wù)通過工作流，按照業(yè)務(wù)流程模式執(zhí)行，改變傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)按功能模塊組織的形式，例如：采購管理、銷售管理、庫存管理等等，他把ERP中零散的功能通過業(yè)務(wù)流程連接在一起，共同完成一個任務(wù)。在OA系統(tǒng)中可以調(diào)用ERP的功能，在ERP系統(tǒng)也可以調(diào)用OA的信息，他對企業(yè)業(yè)務(wù)加強監(jiān)督和控制起了很大的作用。

　　2.工作流和BPR

　　工作流與BPR的概念，已經(jīng)被幾乎所有的研究者聯(lián)系在一起研究和應(yīng)用。激烈競爭的市場環(huán)境，需要企業(yè)不斷地改變自己以適應(yīng)外部環(huán)境的變化。企業(yè)兼并、內(nèi)部重組、工作流程改變是經(jīng)常發(fā)生的事情。一個基于工作流、可配置、可重構(gòu)的ERP系統(tǒng)對于BPR十分重要。

　　企業(yè)組織的運營都包含了許多的業(yè)務(wù)流程。建設(shè)ERP系統(tǒng)的重要工作之一就是對用戶的工作流程的分析、建模和實施。工作流是支持企業(yè)業(yè)務(wù)過程重組和ERP系統(tǒng)動態(tài)重構(gòu)的關(guān)鍵技術(shù)，工作流技術(shù)可以支持應(yīng)用程序按用戶定義的流程或路線進行運行。傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)將業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，不能適應(yīng)企業(yè)的流程變化；基于工作流的ERP系統(tǒng)，可以通過流程的再定義，靈活地將應(yīng)用系統(tǒng)的功能連接在一起，快速完成企業(yè)BPR和ERP系統(tǒng)的搭建。

　　綜上所述，工作流管理技術(shù)是解決業(yè)務(wù)過程集成的重要手段，它與ERP或其他管理信息系統(tǒng)的集成，將實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的管理、控制和過程的自動化，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正集成，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。所以工作流管理技術(shù)受到人們的高度重視并得到快速的發(fā)展。

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