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實施ERP過程中制度的建立

 

      ERP項目管理最終體現(xiàn)在制度及文字記錄上，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，而規(guī)矩的建立也有賴于文字的記錄 。下面是有關(guān)會議制度、培訓(xùn)制度、操作制度及問題反饋制度等建議。

1.  會議制度
       ERP實施會議是實施過程中必不可少的一部分，通過ERP的實施會議可以輔助控制整個ERP實施的進度，協(xié)調(diào)相關(guān)人員，討論和解決實施過程中遇到的問題但會議也不可過多過泛，錯誤的時間錯誤地討論了錯誤的內(nèi)容或許會適得其反。那么會議制度應(yīng)該包括哪些內(nèi)容呢？

1.1.  會議的組織制度
1.1.1.  即規(guī)定：什么時間在什么地開什么會議由哪些人參加ERP的會議其實主要包括兩種，一種是固定的問題討論總結(jié)或匯報會議，另一類是臨時性專為解決某一問題而設(shè)的會議。
1.1.2.  對于前者，然應(yīng)該對會議的議程做出一定的規(guī)范。常見的這類會議包括：周/月/季的ERP實施總結(jié)會議不同的時間需要不同的人參與，對于部門主管經(jīng)理每周應(yīng)參加一到兩次相關(guān)議題的協(xié)調(diào)會議，而對工廠高級管理人員，每兩周一次的總結(jié)最好能親自出席ERP的實施。ERP被稱之為一把手工程，但一把手也不一定有太多的時間顧及到，如何有效的利用一把手的時間是個問題。所以會議也不是多多益善，過于密集的會議只會讓人厭煩。同時請注意：會議必須減少不必要的參加人員，以節(jié)約時間成本。

1.2.  會議的文件組織
      召開會議也就必須涉及到三種文檔的編寫：會議通知、會議記錄以及由會議討論內(nèi)容所形成的正規(guī)程序文件。切記：任何會議都需要有相關(guān)文檔支持，否則就是空談 。

1.3.  會議通知
      會議通知應(yīng)包括如下內(nèi)容：什么人何時參加哪類會議，會議主題是什么，主題的簡單介紹讓用戶做到有備而來，同時會議通知也應(yīng)考慮到該知會哪些領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)對會議的議程有所了解，并安排相關(guān)人員出席。

 
1.4.  會議記錄
      常被忽略的一項會議記錄內(nèi)容就是簽到。我們參加會議常遇到的問題就是遲到，八鐘開會九鐘到，十鐘開始做報告 ，可因為一個人的問題而耽誤大家的時間，是不合理的。會議簽到是有效防止這類問題的方法之一。會議中討論了什么內(nèi)容、如何對問題進行分析規(guī)劃的、做出了哪些結(jié)論這些內(nèi)容都應(yīng)該一一說明。

1.5.  會議內(nèi)容的執(zhí)行制度
      會議內(nèi)容的執(zhí)行也是會議的重要組成部分，會開了卻沒有效果，這樣的會議還會有誰參加？ 除了會議記錄以外，會議的內(nèi)容也要形成正規(guī)的操作指引來指導(dǎo)用戶進行工作同時還應(yīng)在后續(xù)的會議中不斷總結(jié)和糾正執(zhí)行過程中的問題，使之達到預(yù)定的目的。和操作手冊不同的是，會議記錄的操作指引是針對某個特定的問題，他規(guī)定了該問題的解決方法、參與人員、完成時間以及需要達到的效果，該文檔也常與會議記錄合并為一個文檔。

2.  培訓(xùn)制度
      對于整個實施的過程來說ERP的實施培訓(xùn)也是必不可少的，培訓(xùn)的內(nèi)容包括規(guī)章制度的宣導(dǎo)、ERP理念的宣導(dǎo)一直到ERP操作的指導(dǎo)培訓(xùn)，可以說培訓(xùn)貫穿ERP實施的整個過程。什么時間什么人員應(yīng)該參加哪類培訓(xùn)，這也是在實施初期需要給以規(guī)定的，系統(tǒng)的培訓(xùn)可以加快整個實施的過程，有效的培訓(xùn)是ERP實施成功的主要因素之一。
培訓(xùn)也就會涉及到培訓(xùn)的文檔，可以將培訓(xùn)資料分為以下五部分：
2.1.1.  培訓(xùn)計劃實施前便需要從全局考慮的問題，該如何培訓(xùn)，如何達到最佳的效果，需要通過哪些步驟，每培訓(xùn)的目的是什么？
2.1.2.  培訓(xùn)教材（文字性的說明） 說明文件主要講解培訓(xùn)中遇到的概念性的問題，比如什么叫ERP、MRP、庫存管制等等，簡潔的文字描述能讓用戶有一個初步的了解培訓(xùn)教材中也應(yīng)該包括圖型化的流程說明（即流程圖） ，簡要介紹整個操作過程和步驟。
2.1.3.  培訓(xùn)教材（演示文件） 可以用Powerpoint制作演示文件，圖形生動，加上說明，才能吸引用戶的注意力 。
2.1.4.  培訓(xùn)教材（操作演示）屏幕錄像軟件是個極好的工具，對于大部分簡單的操作我們可以把整個操作過程分步驟的錄下來，用戶到了某個步驟不清楚下一步該如何進行時便可以通過該軟件查看----這類教材尤其適合與實施初期的操作指導(dǎo)培訓(xùn) 。有條件的用戶可以制作這樣的培訓(xùn)教材。
2.1.5.  培訓(xùn)記錄。培訓(xùn)記錄包括培訓(xùn)的人員、老師、培訓(xùn)的內(nèi)容（包括教材資料），

 

3.  實施操作制度(文檔制度)
      這里所說的實施操作制度是指指導(dǎo)系統(tǒng)操作的文件，不同的公司有不同的問題反饋解決方法，這就需要您在實際的工作中予以思考并制定相應(yīng)的制度。
規(guī)章制度的提前制定也有利于對ERP系統(tǒng)的考核。歸納一下，至少應(yīng)該包括如下幾個部分：

3.1.  文件總綱
3.1.1.  規(guī)定系統(tǒng)應(yīng)該包括哪些文檔，以及文檔的內(nèi)容和作用
3.2.  系統(tǒng)角色、職權(quán)、職責(zé)設(shè)定文檔
這類文檔主要包括：
3.2.1.  系統(tǒng)授權(quán)手冊：說明哪些人需要授權(quán)、授予什么權(quán)利、作用是什么、由誰批準(zhǔn)、由誰執(zhí)行該操作等。
3.2.2.  系統(tǒng)信息需求手冊：用戶需要哪些報表或需要增加哪些功能時需要填寫哪些文件，文件中同時應(yīng)解釋報表的格式和作用實際的操作過程中，用戶的需求也是不斷變化的，該文件也可以促使用戶思考要求的合理性。
3.2.3.  故障報告手冊：該手冊中需要記錄發(fā)問題時應(yīng)該如何報告、對已報告問題的記錄、問題登記/解決的時間方法以及導(dǎo)致該問題的原因、預(yù)防措施等。
3.2.4.  用戶支持手冊、用戶的培訓(xùn)記錄 。

3.3.  系統(tǒng)完整性安全性設(shè)定文檔
       該部分文件主要介紹系統(tǒng)的日常維護和備份制度，它包括：
3.3.1.  系統(tǒng)日常維護手冊何時檢查系統(tǒng)日志、何時檢查ERP系統(tǒng)狀況（數(shù)據(jù)流量、數(shù)據(jù)庫大小、磁盤空間等）。
3.3.2.  系統(tǒng)備份手冊系統(tǒng)備份包括哪些層次，何時進行哪一層次的系統(tǒng)備份，如何備份，如何恢復(fù)等同時該文件也給日后的系統(tǒng)升級及故障恢復(fù)做了鋪墊。
3.3.3.  系統(tǒng)安裝設(shè)定手冊。系統(tǒng)的安裝包括兩部分：服務(wù)器端的安裝和客戶端的安裝服務(wù)器端的安裝。主要是為了防止萬一系統(tǒng)崩潰時如何從原安裝盤恢復(fù)，從原盤的安裝恢復(fù)與備份恢復(fù)略有不同，而客戶端的安裝則可以屬于日常維護的一部分。
3.3.4.  系統(tǒng)故障處理手冊。發(fā)生系統(tǒng)故障時應(yīng)該如何處理，對于每次的系統(tǒng)故障應(yīng)給予記錄。大型的ERP系統(tǒng)系統(tǒng)故障處理手冊應(yīng)按ERP系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)三大部分進行分類，而硬件系統(tǒng)更應(yīng)該注明硬件維護/維修/保障服務(wù)公司的聯(lián)絡(luò)方法。

3.4.  系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程
       主要指系統(tǒng)的操作手冊，嚴格意義上講操作手冊包括兩大部分：
3.4.1.  部門級的操作手冊該手冊由各部門自行編寫，主要是結(jié)合本部門的實際操作進行編寫。
3.4.2.  全局性的操作手冊該手冊按系統(tǒng)功能模塊進行編寫，同一個系統(tǒng)功能模塊的操作可能會涉及到不同的部門，該文檔必須從全局的角度出發(fā)，規(guī)定各部門應(yīng)該如何相互配合。該文件還需要指出交接的程序和表單包括哪些，這是整個文檔中最重要的部分，由項目小組統(tǒng)一編寫。

3.5.  資料的修正程序
      這里把資料的修正程序單獨列出的原因在于錯誤的資料對ERP系統(tǒng)的影響往往及其巨大，比如說系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置錯誤甚至能導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而資料與資料間往往相互關(guān)聯(lián)，牽一發(fā)而動全身。對于資料的修正，一般由ERP系統(tǒng)維護人員負責(zé)，但對資料的修正必須經(jīng)過相關(guān)人員的簽字確認。該程序包括三大部分：
3.5.1.  系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定的修改該部分主要是指導(dǎo)ERP系統(tǒng)維護人員對ERP系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置的修訂，對這部分參數(shù)的修訂影響到的不僅僅是幾個資料，設(shè)置錯誤的參數(shù)或錯誤的步驟有可能會影響整個系統(tǒng)。對系統(tǒng)參數(shù)的修改前，需要對ERP系統(tǒng)進行資料備份。
3.5.2.  模塊參數(shù)的修改該部分內(nèi)容同樣由ERP系統(tǒng)維護人員負責(zé)，如對制造模塊的工廠控制或分銷模塊中的采購控制功能的調(diào)整。對ERP系統(tǒng)進行流程重組等模塊參數(shù)的修改不同于系統(tǒng)參數(shù)的修改，文檔中應(yīng)指明修改后對用戶操作的影響有哪些，操作上應(yīng)如何調(diào)整，完成參數(shù)調(diào)整后還需要對哪些文檔的操作進行修正等。
3.5.3.  基礎(chǔ)資料的修正基礎(chǔ)資料是指影響到其它模塊/程序運作的資料，如料件資料、倉庫資料、工藝流程資料等等。以料件資料為例，需要修改料件的庫存單位時影響到的就不僅僅是維護料件中的庫存單位，而且包括庫存數(shù)據(jù)庫存單位為公斤時，庫存資料100表示100公斤，如果將庫存單位更改為克時，庫存資料應(yīng)該相應(yīng)的乘以1000。 一般應(yīng)避免這種與全局有關(guān)的資料修改。
3.5.4.  對于維護ERP資料進行業(yè)務(wù)流程相關(guān)操作時出的錯誤，如收錯P/O、開錯生訂單等，該錯誤不影響到其它系統(tǒng)運作時，可以將錯誤的修正流程在部門級的操作手冊中予以說明。

 

4.  問題的反饋制度
      問題的反饋也是ERP實施過程中常遇到的問題，用戶往往在發(fā)了問題以后便停留在那不予處理和反映，或者自己嘗試解決，但用戶的權(quán)限或能力往往不能達到要求，這樣只能使問題越來越大不同的公司有不同的問題反饋解決方法，這就需要您在實際的工作中予以思考，并制定相應(yīng)的制度。實際的操作中還有一種比較特殊的問題反饋，即軟件或?qū)嵤┑膯栴}向軟件供貨商的反饋，這類問題的反饋和解決程序也屬于考查供貨商的一部分，實施了ERP系統(tǒng)以后也應(yīng)規(guī)范管理ERP系統(tǒng)人員對ERP系統(tǒng)問題的反饋，不能因故延誤。

 

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